淮北礦業(yè)檔案部門針對檔案數(shù)量與日俱增，查閱、利用頻率增大的實際，進(jìn)一步提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，相繼制定印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的意見》《關(guān)于修訂檔案分類細(xì)則等三個規(guī)范的通知》，強(qiáng)化責(zé)任落實，創(chuàng)新工作思路，確保檔案收得齊、管得好、用得上。
撲下身子調(diào)研，摸清檔案“家底“。自去年以來，檔案部門對各礦、廠、子公司等20多家單位進(jìn)行了重點調(diào)研，通過廣泛的調(diào)研、與檔案工作人員座談交流，摸清“家底”，找出檔案管理過程中的問題。對發(fā)現(xiàn)的問題、征集到的意見建議進(jìn)行分析研究、分類細(xì)化，針對問題印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作的意見》。該《意見》對檔案的收集、整理、保管、借閱等所有環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，重點對檔案實體安全、信息安全提出明確要求和詳細(xì)操作方法。
多方征求意見，力求規(guī)范科學(xué)。于1997年的印發(fā)的《淮北礦務(wù)局檔案分類細(xì)則》已明顯不適應(yīng)當(dāng)前檔案工作需要。經(jīng)過兩個月的梳理、修改，形成了《淮北礦業(yè)檔案分類方案》《淮北礦業(yè)檔案分類及類目標(biāo)識符號表》《淮北礦業(yè)管理類文件歸檔范圍和保管期限表》的初稿。辦公室召集公司機(jī)關(guān)各部門召開了專題會議，對以上三個規(guī)范進(jìn)行討論，征求到意見建議60多條。對照國家檔案局10號令、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)文件，結(jié)合各部門意見建議，對三個規(guī)范的初稿進(jìn)行修改，使之更具可操作性?！蛾P(guān)于修訂淮北礦業(yè)檔案分類方案等單個規(guī)范的通知》報省檔案局審核同意后，已經(jīng)印發(fā)實施。下一步，將針對《意見》和《規(guī)范》兩個文件的落實情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
推進(jìn)檔案信息化，強(qiáng)化服務(wù)功能。在做好實體檔案收集管理工作的同時，更加重視檔案的信息化建設(shè)。多次聯(lián)系檔案信息管理系統(tǒng)軟件開發(fā)商，對系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試、升級，既有利于提高檔案管理效率，又有利于檔案信息的安全保密。嚴(yán)格履行檔案借閱程序，實行“借閱簽字登記、歸還逐頁核查“制度，保證檔案不遺失、不損毀。目前，正在對建局以來的部分檔案進(jìn)行修復(fù)保護(hù)，并錄入檔案信息系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)文件級檢索，檔案查詢效率可提高50%以上。
